Front Office

Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di begian depan

merupakan kunci utama dari hotel itu sendiri sehingga mudah diketahui dan di hubungi tamu,

yang secara oprasional berhubengan langsung dengan tamu.

Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.

2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada saat tiba

di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel..

3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.

4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office :

1. Sebagai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.

2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.

3. Sebagai ujung tombak.

4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office :

1. Menjual kamar

·      Menerima pesanan kamar

·      Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)

·      Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.

·      Menentukan nomor kamar.

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

·      Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)

·      Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh tamu di

luar   hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

·      Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen yang

langsung berhubungan dengan tamu.

·      Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4. Mengerjakan laporan tentang status kamar

·      Status terjual (o)

·      Sedang di kerjakan

·      Kamar rusak (ooo)

·      Vacant room (v)

5. Menyiapkan pembayaran

·      Penyusunan polio dan rekening tamu

·      Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)

·      Mengawasi batas tagihan (credit levels)

·      Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani pembayaran tamu

·      Menyiapkan statement

·      Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

·      Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang

·      Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

·      Menangani semua pembicaraan telephone

·      Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani barang-barang bawaan tamu

·      Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat

·      Menangani perpindahan kamar

·      Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu

Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal pelayanan

dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu,

membentuk citra hotel dan pendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain:

a. Pemberi informasi

Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat

tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel, informasi

yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan oleh

kolega/teman sejawat lainnya.

b. Penjual(sales person)

Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama

menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan langsung dengan

tamu hotel.

c. Wakil manajemen

Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk

mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.

d. Penyimpan data

Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan

dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan, oleh sebab itu data yang dibuat

dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan

kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang

e. Diplomatis

Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan

tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan

pihak lain.

f. Pemecah masalah

Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak

terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.

g. Humas

Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalam berhubungan dengan tamu dan

masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan

citra hotel yang baik.